Noções sobre proc. internos: · 30/11/2020 - 08h30

Otimização de processos internos: dicas para implementação


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Os processos internos de uma empresa, independentemente do ramo de atuação dela, correspondem à sequência de atividades diárias que são necessárias para que um objetivo final pré-determinado seja alcançado.

É por isso que eles são essenciais para as empresas. Contudo, não basta que eles sejam traçados, é necessário também que novas alternativas e formas de otimizar os procedimentos estejam sempre sendo buscadas.

Para saber como é possível melhorar os processos da sua empresa e transformá-los em algo ainda mais produtivo e lucrativo continue lendo e confira dicas preciosas.

 

Processos internos: Como é possível otimizá-los?

Esses processos correspondem às atividades seqüenciais que são necessárias para que se chegue a um objetivo comum. Ou seja, são tipos de passo a passo em que uma ação está interligada à próxima e todas elas são indispensáveis para o resultado final.

Aliás, considere que esses processos não são limitados a um setor ou a uma atividade específica. Eles abarcam todos os setores e todas as ações realizadas dentro da empresa, embora umas se relacionem mais do que as outras.

E como é possível otimizar esses processos internos? Para isso é preciso, primeiramente, conhecê-los. Em outras palavras é crucial que você saiba quais são eles, o que cada um objetiva e como são compostos.

Ainda, é indispensável que você tenha noção de como esses processos são realizados e quem é responsável por realizar cada uma das suas fases. Portanto, é exigido um grande conhecimento sobre o que ocorre dentro da empresa.

Somente assim é possível melhorar esses processos. Assim, não deixe de estudá-los e conhecê-los. Após, então, torna-se plausível a busca de soluções e a prática de estratégias voltadas à otimização desses procedimentos.

Seja para o sistema de gestão de pedidos ou mesmo para atividades que somente têm influência interna, não deixe de focar sempre na melhoria de cada uma das ações.

Conheça as principais delas abaixo e garanta a melhoria das ações e dos resultados empresariais.

Integre os setores da sua empresa

Em primeiro lugar, uma das melhores formas de otimizar processos internos em qualquer tipo de atividade financeira é a partir da integração dos setores empresariais.

A empresa, portanto, deve ser vista como um organismo único cujo funcionamento só se torna possível se todos os departamentos que a integram trabalharem em sistemas de cooperação e seguindo as mesmas diretrizes.

Considere que os setores sempre estão relacionados. No caso de distribuição de produtos, por exemplo, é essencial que as equipes de produção (ou compra) estejam em sintonia com a de vendas e entregas.

Somente assim é possível garantir que haverá estoque para suprir as vendas realizadas e que os prazos de entrega serão cumpridos. Dessa maneira, considere sempre a empresa como um todo.

Incentive a comunicação interna nos processos internos

Em segundo lugar, é impossível otimizar as atividades e os procedimentos internos de uma empresa caso a comunicação não esteja em prática.

Considerando-se o item anterior e o exemplo nele utilizado, tem-se que se os setores e departamentos não se comunicarem os trabalhos tendem a ficar desorganizados e diminuem as chances de sucesso nos objetivos.

Portanto, disponibilize meios de comunicação imediata dentro da empresa e não se esqueça de considerar eventuais filiais. Para a melhoria dos processos internos, ainda, busque integrar colaboradores para que o diálogo seja ainda mais efetivo.

Engaje os colaboradores de todas as equipes

A terceira dica de como otimizar os processos internos da sua empresa diz respeito ao engajamento dos colaboradores. Isso está relacionado ao sentimento que ele nutre pela organização empresarial e à vontade de estar ali e acrescentar para as atividades.

Quando um colaborador está engajado ele tende a apresentar idéias para melhorias de procedimentos e atividades. Ao mesmo tempo, busca as melhores formas de colocar as ações em prática e se torna mais responsável.

Portanto, os processos internos e a melhoria deles são indissociáveis do engajamento. Lembre-se, aliás, de que ele só é possível quando a empresa também apresenta condições melhores de trabalho e contrapartidas (também financeiras) que beneficiem o trabalhador.

Adote ferramentas tecnológicas de automatização de atividades

Finalmente, não deixe de adotar ferramentas tecnológicas que podem automatizar algumas atividades, melhorar rotinas e aumentar a produtividade da empresa.

Essas ferramentas podem ser utilizadas, por exemplo, por sistema para distribuidora de produtos em que os pedidos são selecionados e diretamente informados aos responsáveis pelo envio. 

Nessa mesma hipótese, a empresa pode (e deve!) se valer de sistemas de atendimento automático com bots (robôs) que são capazes de tirar as dúvidas mais comuns dos clientes e também direcioná-los com respostas padrões pré-definidas.

Deve-se ter em mente que todos os processos internos comportam a digitalização e automatização de ao menos parte delas. A organização de dados, sua distribuição, proteção e armazenamento, por exemplo, está inclusa nesse quesito.

Com essas dicas é possível melhorar os processos internos da empresa e levá-la rumo ao crescimento e sucesso!


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