5 ferramentas de gestão financeira para pequenas empresas: por que usar e como escolher a melhor

Fazer bem a gestão financeira da sua empresa é indispensável para controlar o seu crescimento e fazer seu negócio prosperar. De acordo com uma pesquisa divulgada pelo Sebrae, cerca de 77% das empresas declararam falência em menos de 2 anos de existência! As principais causas para esta alta taxa de mortalidade são a falta de planejamento financeiro e estratégico e dificuldades com bancos.

Por isso, entender bem suas despesas fixas e variáveis, todas as suas fontes de receita e obter um capital de giro precisam ser ações tomadas inicialmente por todos os empreendedores de pequenos negócios!

Aqui vamos mostrar pra você 5 ferramentas de gestão financeira indispensáveis para começar a adotar desde já na sua empresa! 

O que procurar em uma ferramenta de gestão financeira?

A resposta a esta pergunta é bem direta: facilidade! As ferramentas de gestão financeira que você escolher para acompanhar o seu negócio precisam ser fáceis de usar e realmente agregar valor e resultado no seu dia a dia.

Todo o seu planejamento precisa envolver a análise de algumas possibilidades de acontecimentos inesperados, como por exemplo a diminuição de vendas em certo período do ano ou a perda de algum fornecedor. E por isso as ferramentas que você utiliza precisam te ajudar na tomada de decisões estratégicas sempre que precisar.

Como começar minha gestão financeira?

Antes de falarmos das ferramentas, você precisa estruturar alguns pontos importantes. Tenha em mente qual é o seu modelo de negócios e entenda bem o papel da sua empresa no mercado.

Isso vai te ajudar a ter clareza sobre alguns pontos como por exemplo quem são seus fornecedores indispensáveis, quais os custos envolvidos no seu negócio e quais são as suas fontes de receita.
 

5 ferramentas indispensáveis para gestão financeira

Agora com tudo preparado, vamos explicar as principais ferramentas para usar no seu negócio e também dar algumas dicas de plataformas que você pode buscar para te auxiliar em cada uma dessas tarefas!

• Fluxo de Caixa

O Fluxo de Caixa é uma ferramenta que auxilia o empreendedor a entender todas as entradas e saídas de dinheiro da sua empresa. 

Geralmente, o fluxo de caixa é usado apenas como um controle financeiro, mas pode ir muito além disso! Entender todas as movimentações da sua empresa te ajuda a identificar com quais atividades você gasta mais e quais são mais lucrativas! Com isso, é possível direcionar seus esforços sempre para minimizar os seus custos e assim consequentemente aumentar a receita! 

Analisando o seu fluxo de caixa fica mais fácil também fazer projeções de recebimentos futuros, o que é essencial no seu planejamento interno!

Existem muitos modelos de planilhas em excel disponibilizadas gratuitamente na internet para começar a fazer seu fluxo de caixa. Além delas, você pode usar sistemas como por exemplo o Quickbooks ou a Conta Azul para te auxiliar. O importante é usar um método que seja prático e fácil e que te acompanhe no seu dia a dia constantemente!

• Régua de cobrança

A tarefa de cobrar e lembrar seus clientes de efetuar os pagamentos nas datas certas é essencial para garantir os recebimentos dentro do prazo esperado. É justamente para te auxiliar com estas atividades que a ferramenta de gestão de cobrança é indispensável no seu negócio.

Existem algumas formas diferentes de fazer isso. Você pode, por exemplo, enviar SMS ou e-mail para os seus clientes no dia do vencimento dos pagamentos que precisam ser efetuados. Pode também enviar avisos de incidência de juros e multas para aqueles que já perderam o prazo.

A recomendação de ferramenta neste caso é a E-Goi que permite enviar comunicações por e-mail, SMS, push ou ligações e possui planos mensais ou para envios pontuais.   

• Conciliação Bancária

A conciliação bancária é importante para verificar se os seus registros de contabilidade coincidem com as movimentações da sua conta bancária. O principal objetivo aqui é identificar possíveis erros de registro e corrigir o quanto antes para evitar problemas fiscais.

Existem alguns aplicativos que fazem a conciliação bancária de forma automática e simples, como por exemplo a Omie ou o Myfinance. Esses sistemas integram com o seu banco e também com o sistema de gestão da sua empresa e com isso cruzam as informações para identificar possíveis divergências.

• Controle de Custos

O controle de custos é a principal ferramenta para te ajudar na precificação do seu produto ou serviço. Isso porque ele permite com que você veja todos os custos envolvidos, por exemplo com fornecedores e matéria prima, e a partir disso te dá uma visão mais clara se o seu preço de venda está sendo suficiente para arcar com todos os custos e ainda permitir a margem de lucro desejada para o seu negócio.

Este controle também permite reavaliar sua estrutura de custos, ou seja, se existe algum ponto do seu negócio em que seja possível reduzir os custos.

Uma ferramenta útil para te ajudar neste ponto é o Nibo, um software de gestão financeira que organiza as suas contas a pagar, além de outras funcionalidades.

• Conta exclusivamente empresarial 

Por fim, é imprescindível separar as finanças pessoais das finanças da sua empresa! Sem essa separação você pode perder o controle do seu dinheiro, não vê com facilidade se obteve lucro ou prejuízo na empresa, confunde as contas pessoais e empresariais e fica muito mais difícil colocar em perspectiva o seu crescimento.

Uma boa aposta para te ajudar é escolher uma conta digital PJ que em geral possui taxas muito menores do que os bancos tradicionais e são mais fáceis de usar no dia a dia. E ao abrir a conta da sua empresa, use-a somente para os gastos da empresa e não para fins pessoais. 

Por isso, quando for escolher uma Conta PJ  para o seu negócio, dê preferência para contas livres de mensalidades e taxas, específicas para empreendedores e com funcionalidades e recursos capazes de facilitar a gestão financeira da sua empresa.